Veelgestelde vragen KP7 Juridisch Financieel
Registratie
Wat is een LEAR?
Budget
Mag ik in KP7 schuiven met het budget?
Mag ik in KP6 schuiven met het budget?
Aan welke eisen moet een kostendeclaratie voldoen?
Deelname MKB
Wanneer kan ik gebruik maken van een flat rate voor mijn loonkosten?
Hoe bereken ik mijn uurloon als ik een eenmanszaak of ZZP’er ben, en geen salaris ontvang?
Hoe bereken ik het aantal jaren ervaring indien ik gebruik maak van de flat rate voor loonkosten?
Personeelskosten
Wat zijn de productieve uren die ik moet gebruiken bij de berekening van het uurloon?
Wat mag er wel en niet in de personeelskosten worden meegenomen?
Indirecte kosten
Wat zijn indirecte kosten?
Hoe bereken ik mijn indirecte kosten?
Kan ik overstappen van de ene naar de andere indirecte kosten methode?
Hoe verander ik van indirecte kosten methode?
|
Wij proberen u zo goed mogelijk te informeren via onze website. Mocht u toch iets missen, laat het ons weten, dan proberen wij de informatie aan te passen aan uw behoefte. U kunt hiervoor contact opnemen met onze juridisch en financieel adviseurs op (088) 602 52 50 of via kp7.legal@agentschapnl.nl |
Wat is een LEAR?
LEAR staat voor Legal Entity Appointed Representative en is een persoon die is aangewezen door zijn organisatie in die functie. De LEAR is de contactpersoon van de organisatie als het gaat om de registratie van haar gegevens bij de Europese Commissie en heeft hiertoe een mandaat van zijn organisatie. Het is zijn taak om te zorgen dat de geregistreerde gegevens van de organisatie up-to-date zijn (denk hierbij aan indirecte kosten methode, BTW-nummer, verandering juridische status e.d.)
Mag ik in KP7 schuiven met het budget?
In KP7 is het mogelijk om met het budget te schuiven. Afhankelijk van de verschuiving dient de coördinator de project officer per e-mail over de verschuiving te informeren of dient er een contract amendment plaats te vinden (en zal de EC dus haar toestemming voor de verschuiving moeten verlenen). Een contract amendment moet plaatsvinden in het volgende geval:
"An amendment to the GA will be necessary in all cases if the budget transfer arises from a significant change in Annex I. Significant change refers to a change that affects the technical work as foreseen in Annex I to ECGA, including the subcontracting of a task that was initially meant to be carried out by a beneficiary. In case of doubt, it is recommended to consult the responsible project officer within the Commission."
Let op: de funding percentages kunnen per activiteit verschillen. Het fundingpercentage van RTD is bijvoorbeeld 50 of 75% terwijl het fundingpercentage voor management 100% is. Zie voor een gedetailleerdere uitleg alsmede voorbeelden de Guide to Financial Issues, pagina 8-9.
In KP7 is er geen verplichting om het budget op te maken. Sterker nog, enkel de daadwerkelijk gemaakte kosten voor de in de DoW (Description of Work, Annex I) omschreven uitgevoerde taken komen voor vergoeding in aanmerking.
Mag ik in KP6 schuiven met het budget?
In KP6 zijn er geen formele regels omtrent verschuivingen binnen het budget. De regels van KP7 geven echter een leidraad hoe hiermee om te gaan, aangezien de praktijk van KP6 in KP7 zwart op wit is gezet. De praktijk in KP6 is dat de coördinator contact opneemt met de project officer ten aanzien van de voorgenomen budgetverschuiving. Na onderling overleg vindt de verschuiving al dan niet plaats.
Let op: de funding percentages kunnen per activiteit verschillen.
Aan welke eisen moet een kostendeclaratie voldoen?
Er worden in KP7 hoge eisen gesteld aan het berekenen en/of vaststellen van te declareren projectkosten. Deze eisen bestaan uit een aantal basisprincipes aan de hand waarvan u kunt vaststellen of bepaalde projectkosten wel of niet declarabel zijn. Deze principes hebben veel invloed, worden strikt door de EC gehanteerd, en ook uw accountant zal er rekening mee houden. Veel specifieke situaties zijn nader uitgewerkt in de Financial Guide en in onze FAQ’s. Echter, het is onmogelijk om alle verschillende situaties te vangen in 1 document. Indien uw situatie hierin niet voorkomt kunt u deze toetsen aan de basisprincipes. Deze basisprincipes zijn:
-
Kosten zijn ‘werkelijk’ gemaakt door de deelnemer
Alleen werkelijk gemaakte kosten, die zijn geregistreerd in de boekhouding van de deelnemer, kunnen worden gedeclareerd. Daarnaast moet een eventuele berekening van kosten de werkelijke of ‘actuele’ kosten als uitkomst hebben. Dit betekent dat enkel de ‘kostprijs’ kan worden gedeclareerd, zonder toevoegingen of afwijkingen (door bijvoorbeeld het schatten van tarieven). -
Kosten zijn tijdens de projectperiode gemaakt
Alleen de kosten die vanaf de startdatum van het project worden gemaakt (en betaald) kunnen worden gedeclareerd. Voorbereidingskosten van het project zijn derhalve niet declarabel. -
Niet afwijken van de gebruikelijke boekhoudmethodes, tenzij de KP7 regels anders voorschrijven
a) Bij het berekenen en/of vaststellen van de projectkosten moet worden
uitgegaan van de ‘gebruikelijke boekhoudmethodes, management principes en
praktijken’ binnen de organisatie, maar:
b) als de KP7 regels voorschrijven dat voor bepaalde soorten kosten een specifieke
berekening moet worden gehanteerd, dan geldt die berekening in plaats van de
methode van de organisatie zelf.
Voorbeeld bij a): de boekingsdatum van projectkosten wordt bepaald door de boekingsmethode die gebruikelijk is in de organisatie (bijvoorbeeld het kasstelsel). Hiervan kan in KP7 niet worden afgeweken om bijvoorbeeld de boekingsdatum alsnog binnen de projectperiode te laten vallen.
Voorbeeld bij b): voor het bepalen van een ‘actueel’ uurloon voor personeel wordt in KP7 een zeer specifieke berekening voorgeschreven (zie Financial Guide en onze FAQ’s). Het komt zelden voor dat deze berekening exact overeenkomt met de al in de organisatie aanwezige, gebruikelijke berekeningsmethode.
Wanneer kan ik gebruik maken van een flat rate voor mijn loonkosten?
Indien u een eenmanszaak heeft of een ZZP’er bent, en geen salaris uit de onderneming ontvangt. In die gevallen is er namelijk juridisch gezien geen sprake van loon, maar van winst uit onderneming. Dit zou betekenen dat in die gevallen geen loonkosten gedeclareerd kunnen worden. De EC heeft hier een oplossing voor geboden. In dergelijke gevallen kunnen fictieve loonkosten worden gedeclareerd middels een flat rate gebaseerd op de vergoedingen die worden gehanteerd bij Marie Curie-projecten. Dit geldt vanaf 21 januari 2011 voor alle lopende en nieuwe projecten in KP7.
Hoe bereken ik mijn uurloon als ik een eenmanszaak of ZZP’er ben, en geen salaris ontvang?
Aangezien u geen salaris ontvangt, kunt u geen werkelijke loonkosten declareren. In dergelijke gevallen staat de EC toe dat u gebruik maakt van een fictief uurloon. Dit uurloon berekent u aan de hand van uw werkervaring en de vergoedingspercentages die daarbij worden gehanteerd in Marie Curie-projecten. Deze regel geldt vanaf 21 januari 2011 voor alle lopende en nieuwe projecten in KP7.
De EC heeft een tool beschikbaar gesteld om het uurloon te berekenen. Link naar de tool [.ZIP file]
Vóór 21 januari 2011 kon u alleen fictieve loonkosten berekenen via het aanvragen van een Certificate on Average personnel costs. Bent u in het bezit van een dergelijk certificaat, dan heeft u de keus: u blijft het certificaat gebruiken of kiest voor de flat rate. Zie voor meer informatie en rekenvoorbeelden de Guide to Financial Issues vanaf pagina 38.
Hoe bereken ik het aantal jaren ervaring indien ik gebruik maak van de flat rate voor loonkosten?
Wat betreft het aantal jaren ervaring gelden in dit geval niet de standaard eisen die in Marie Curie projecten gelden, zoals een doctoral degree etc. De opgebouwde jaren ervaring hoeven ook niet specifiek in het onderwerp van het onderzoek van het project te liggen. De EC zal dit case by case benaderen. Uitgangspunt van de EC is dat ze SME owners die geen typische Marie Curie CV hebben, niet willen uitsluiten, maar als iemand voor het hoogste tarief kiest dan zal deze persoon wel moeten aantonen dat dit ook bij diens ervaringsniveau past.
Wat zijn de productieve uren die ik moet gebruiken bij de berekening van het uurloon?
Het aantal productieve uren berekent u op de volgende manier: u neemt het totaal aantal uren dat een werknemer op basis van diens arbeidscontract per jaar moet werken, minus de uren voor verlof, ziekte, trainingen, bezoek aan congressen en intern vaktechnisch overleg (geen algemeen werkoverleg). U kunt dit per individueel persoon berekenen, maar het is ook toegestaan om de gemiddelde productieve uren voor de organisatie te berekenen, die ieder jaar worden herzien. U dient aan de gekozen methode (individueel of gemiddeld) vast te houden.
Wat mag er wel en niet in de personeelskosten worden meegenomen?
De totale bruto salariskosten mogen opgevoerd worden. Dus loonkosten, reiskosten, vaste kostenvergoeding, vakantiegeld, vaste 13e maand/eindejaarsuitkering en werkgeverslasten (pensioenskosten, ZVW, overige premies). Bonussen mogen niet worden meegenomen, tenzij deze kunnen worden gezien als onderdeel van het ‘normale salaris’ van een werknemer. Er moet dan wel aan 5 limitatieve criteria worden voldaan, die worden beschreven in de Guide to Financial Issues vanaf pagina 58.
Wat zijn indirecte kosten?
Indirecte kosten zijn de kosten voor overhead. Denk hierbij aan secretariaat, ICT afdeling, kantoorruimte, labfaciliteiten, computers, kantoorartikelen, elektriciteit etc.
Hoe bereken ik mijn indirecte kosten?
De eerste keer dat u in KP7 meedoet moet u een methode kiezen waarmee u uw indirecte kosten in uw KP7-projecten gaat declareren, een indirect cost method. Bekijk het overzicht voor meer uitleg:
| Real indirect costs |
- alle werkelijke indirecte kosten worden gedeclareerd - analytisch boekhoudsysteem (de indirecte kosten kunnen worden geïdentificeerd op afdelingsniveau) |
| Standard flat rate | - voor de indirecte kosten wordt 20% genomen van de totale directe eligible costs minus subcontracting |
| Specific flat rate |
- geen analytisch accountingsysteem aanwezig - moeilijk of onmogelijk om indirecte kosten vast te stellen - voor de indirecte kosten wordt 60% genomen van de totale directe eligible costs minus subcontracting - alleen mkb-bedrijven, onderzoeksinstituten, universiteiten en HBO-instellingen en publieke organisaties kunnen hiervoor kiezen |
Kan ik overstappen van de ene naar de andere indirecte kosten methode?
In een aantal gevallen is het toegestaan om van indirecte kosten methode te veranderen. Simpel gezegd kunt u van de flat rate methode (minder geavanceerd) wel overstappen naar real indirect cost (meer geavanceerd), maar niet andersom.
Van real indirect cost naar flat rate:
Deelnemers met een analytisch accounting systeem die hun indirecte kosten kunnen identificeren en toewijzen op afdelingsniveau kunnen kiezen voor de real indirect cost method. Als hiervoor in KP7 gekozen is, dan kunt u dit in KP7 niet meer veranderen in de standard flat rate of specific flat rate.
Van full cost in KP6 naar flat rate:
Indien in KP6 het full costmodel gebruikt werd (FC) dan staat in KP7 in beginsel alleen de mogelijkheid open om voor de standard flat rate van 20% te kiezen. Er kunnen echter situaties zijn die een overstap naar de specific flat rate van 60% rechtvaardigen.
Van de standard flat rate naar de specific flat rate
Indien in KP7 voor de flat rate van 20% is gekozen kan men dit niet meer aanpassen naar de flat rate van 60%, tenzij
a. de status van de organisatie dusdanig wijzigt dat zij eerst niet voor de flat rate van
60% in aanmerking kwam en nu wel
b. of dat de organisatie er in haar eerste KP7 project achterkomt dat zij per abuis heeft
aangegeven gebruik te maken van de flat rate van 20% in plaats van die van 60%
Aanpassing gaat in beide gevallen gepaard met veel administratie en kost veel tijd, en vooral in geval van b. stelt de EC strenge eisen. (Zie artikel II.15 ECGA in de Guide to Financial Issues )
Van de specific flat rate naar de standard flat rate
Dit is mogelijk.
Hoe verander ik van indirecte kosten methode?
De Legal Entity Appointed Representative (LEAR) kan de indirecte kosten methode aanpassen door middel van een verzoek daartoe aan het Validation Team, bekijk onderstaande uitleg:
“The choice of Indirect Cost Method is considered as special information negotiated between the FP participants and the European Commission. Therefore, when designing the URF system, it was decided to block this cell for direct modification by the LEAR. It is only the Central Validation Team who can introduce any modifications to the I.C.M.
To change your I.C.M., you should send your request to REA URF validation@ec.europa.eu (The request should be sent only from the LEAR email address).
Please introduce in the subject line of your email: Request for ICM change " your legal name" and "your PIC number".
