Veelgestelde vragen (financiële) verantwoording Digitaliseren met beleid

  Op deze pagina vindt u een overzicht van veelgestelde vragen met betrekking tot de (financiële) verantwoording en andere verplichtingen.
  
 

1. Moet ik tussentijds rapportages opleveren?
   
   - Ja, uitsluitend de ontwikkelingsprojecten moeten elk half jaar een voortgangsverslag opleveren. Hierin wordt verslag gedaan over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het project, waaronder een vergelijking van die uitvoering met het oorspronkelijke projectplan en de bij de subsidieverlening vermelde raming van de projectkosten.
   
    Voor deze rapportage is een format beschikbaar (zie pagina Formulieren op deze websiteformat nog niet op de site! link maken). 
    
2. Wat moet ik doen als mijn project inhoudelijk of financieel (budget) tussentijds wijzigt?
   
   - Wijzigingen dienen schriftelijk (per brief) te worden aangevraagd, Agentschap NL moet hiervoor toestemming geven.
   
   Tijdens de uitvoering van een project kan de aanvrager tot het inzicht komen dat het niet meer mogelijk of wenselijk is om het project volgens de oorspronkelijke aanvraag uit te voeren. De aanpassingen kunnen betrekking hebben op de inhoud, de doorlooptijd en/of de begroting van het project. Ook kan er sprake zijn van verandering van de aanvrager (bijv. als gevolg van verkoop of overdracht van het bedrijf / het project). Agentschap NL kan, voor zover passend binnen de Regeling, wijzigingen in het oorspronkelijke projectplan toestaan. 
    
3. Bestaan er verplichtingen ten aanzien van andere organisaties dan Agentschap NL?
   
   Ja, ten aanzien van:
   a) Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) en
   b) het Geheugen van Nederland van de Koninklijke Bibliotheek (hierna: het Geheugen).
   
   ad a) DEN is door het Ministerie van OCW aangewezen als kennisverspreidend instituut. Bij aanvang van een project moet dan ook het formulier ‘aanmelden project’ voor de projectenbank van DEN worden ingevuld en na afloop van het project het formulier ‘eindevaluatie project’ (zie www.den.nl ).
   
   ad b) Uitsluitend voor die ontwikkelingsprojecten, waarvan is bepaald dat een deel van het subsidiebedrag is bestemd voor de kosten ten behoeve van opname van de gedigitaliseerde collectie in het Geheugen, geldt dat deze collectie wordt aangeboden aan het Geheugen. Op deze manier wordt de duurzame toegankelijkheid van het materiaal gewaarborgd.
   
   Het initiatief voor het aanbieden van de collectie ligt bij de subsidieontvanger. Hiermee hoeft niet tot het einde van het project te worden gewacht: op het moment dat de digitale collectie beschikbaar is, inclusief beschrijvingen, kan deze worden aangeboden aan het Geheugen. Voor vragen over de wijze waarop de collectie moet worden aangeboden, kan direct contact worden opgenomen met het Geheugen, de heer Van Deinum, telefoon 070 314 0598.
   
   Op het moment van indienen van de einddeclaratie moet de collectie zijn aangeboden aan het Geheugen en moet ook de factuur zijn betaald van het Geheugen. 
   
    
4. Wat zijn de eisen met betrekking tot de (financiële) eindverantwoording?
   
   Voor informatieplannen
   Na de einddatum van het project moet binnen drie maanden de aanvraag om subsidievaststelling worden ingediend. Om de subsidie te kunnen vaststellen dienen bij Agentschap NL te worden aangeleverd:
   - Vaststellingsformulier
   Hierop staat aangegeven welke bijlagen moeten worden meegestuurd. Dit zijn onder andere een urenadministratie en contracten, facturen en betalingsbewijzen van aan derden verschuldigde kosten. Uit de urenadministratie moet blijken wie van de medewerkers (ook de op tijdelijke basis ingehuurde en vrijwilligers) welke uren aan het project heeft gewerkt.
   - Format specificatie projectkosten
   
   (zie pagina Formulieren link maken)
   
   Voor ontwikkelingsprojecten
   Na de einddatum van het project moet binnen drie maanden de aanvraag om subsidievaststelling worden ingediend en een eindverslag. Om de subsidie te kunnen vaststellen dienen bij Agentschap NL te worden aangeleverd:
   - Vaststellingsformulier
   Hierop staat aangegeven welke bijlagen moeten worden meegestuurd.
   - Format specificatie projectkosten
   - Format eindverslag staat nog niet site!
   - Model accountantsverklaringstaat nog niet site!
   Er wordt een accountantsverklaring gevraagd bij projecten waarvoor de maximale subsidie 50.000 euro of meer bedraagt. Het is van belang een urenadministratie bij te houden, waaruit blijkt wie van de medewerkers (ook de op tijdelijke basis ingehuurde en vrijwilligers) welke uren aan het project heeft gewerkt. Deze administratie zal aan het eind van het project door een accountant gecontroleerd moeten kunnen worden.
   
   (zie pagina Formulieren link maken) 
   
    
5. Waaraan moet een activiteitenverslag voldoen?
   - Het activiteitenverslag geeft inzicht in de aard, duur en omvang van de in het kader van de subsidie verrichte activiteiten. Het activiteitenverslag vergelijkt de verrichte activiteiten met de voorgenomen activiteiten uit het oorspronkelijke projectplan (en/of met goedgekeurde wijzigingen, zie vraag 2).
   
   Het financiële verslag geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de aanwending en de besteding van de subsidie door de instelling. Het financiële verslag sluit aan op de indeling van de begroting die voorafgaand aan de subsidieverlening is overgelegd bij de aanvraag. Belangrijke verschillen tussen financieel verslag en begroting worden toegelicht.