Veelgestelde vragen Beroepsonderwijs in Bedrijf
- Wat zijn subsidiabele kosten?
- Welke kostensystematiek moet ik hanteren?
- Hoeveel productieve uren werkt een fulltime werknemer?
- Hoe houd ik de urenregistratie bij?
- Wat te doen met wijzigingen/verschuivingen in de uren van de partners?
- Kan een andere partij dan een mkb-bedrijf en een vmbo-school of ROC bijdragen aan de co-financiering?
- Wat moet ik doen bij het faillissement van een partner?
- Is btw wel of niet subsidiabel?
- Ben ik verplicht om het aanvraagformulier, het modelprojectplan en de modelbegroting te gebruiken?
- Moet ik een sluitende tijdregistratie hanteren?
- Ik zit als MKB-bedrijf in een BiB-samenwerkingsverband met een school en verder alleen maar grote ondernemingen. Kan dat?
1. Wat zijn subsidiabele kosten?
De modelbegroting bestaat uit loonkosten, materiaalkosten en kosten derden. Als vuistregel wordt gehanteerd dat de post loonkosten circa 70% van de totaalbegroting uitmaakt. De materiaalkosten en kosten derden elk circa 15%.
De loonkosten moeten te relateren zijn aan het activiteitenplan. Materiaalkosten worden apart onderbouwd. Als aan derden verschuldigde kosten hoger zijn dan € 10.000, worden vooraf offertes ingediend. Subsidiabel zijn de volgende 3 projectspecifieke kostensoorten die zijn gemaakt tijdens de looptijd van het project:
Loon
Loonkosten voor betrokken personeel, voor zover deze rechtstreeks voor de uitvoering van het project noodzakelijk zijn. In de subsidieregeling wordt uitgegaan van een aantal productieve uren per werknemer van 1650 uur voor een fulltime dienstverband, tenzij Agentschap NL een afwijkend aantal uren in het kader van de eigen kostensystematiek heeft goedgekeurd. De urenadministratie moet goed opgezet zijn, inzichtelijk en controleerbaar, maar hoeft niet sluitend te zijn. Reis- en verblijfskosten zijn niet subsidiabel als aparte post.
Materiaal
De kosten van het gebruik van machines en apparatuur komen slechts in aanmerking voor zover zij zijn toe te rekenen aan het project:
• de kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen voor zover deze direct bijdragen aan het verbeteren van het praktijkleren;
• kosten van het gebruik van bestaande machines en apparatuur door de deelnemers voor zover deze direct bijdragen aan het verbeteren van het praktijkleren;
• kosten van speciaal voor het verbeteren van het praktijkleren aan te schaffen machines en apparatuur.
De toerekening van deze kosten wordt gedaan naar evenredigheid van de tijd welke de machines respectievelijk de apparatuur worden gebruikt voor het project. Dit moet tijdens de uitvoering van het project bijgehouden worden. De kosten van aangeschafte apparatuur en verbruikte materialen en hulpmiddelen worden berekend op basis van historische aanschafprijzen.
Derden
Dit zijn aan derden verschuldigde kosten. Dit zijn kosten van de activiteiten die uitbesteed worden, zoals kosten voor studie- en ontwikkelingsactiviteiten, inhuur van expertise zoals projectmanagement, etc. Als aan derden verschuldigde kosten hoger zijn dan € 10.000, worden vooraf offertes ingediend. Derden zijn nadrukkelijk geen deelnemers aan het BiB- samenwerkingsverband en kunnen dus niet ook als medeaanvrager optreden.
2. Welke kostensystematiek moet ik hanteren?
De kostensystematiek van BiB-projecten verschilt voor de projecten die in de verschillende jaren gestart zijn. Voor 2007-2008 gelden andere regels dan voor projecten gestart in 2009-2010. Meer informatie over de kostensystematiek kunt u lezen in dit document.
3. Hoeveel productieve uren werkt een fulltime werknemer?
In de subsidieregeling wordt uitgegaan van 1650 productieve uren per jaar per werknemer met een fulltime dienstverband, tenzij Agentschap NL een afwijkend aantal uren in het kader van de eigen kostensystematiek heeft goedgekeurd.
4. Hoe houd ik de urenregistratie bij?
De urenregistratie moet inzichtelijk en controleerbaar zijn, hoeft niet sluitend te zijn.
5. Wat te doen met wijzigingen/verschuivingen in de uren van de partners?
U bespreekt wijzigingen binnen het project altijd eerst met de projectadviseur van Agentschap NL. De adviseur weet wat de mogelijkheden binnen de regeling zijn. In ieder geval moet bij verschuiving in uren gelet worden op de uurtarieven en de consequenties voor de begroting. De totale projectkosten kunnen lager of hoger uitvallen. Als de totale projectkosten hoger uitvallen, dan is het verschil met de begroting voor uw eigen rekening.
Daarnaast wordt gekeken naar de balans tussen de inzet van school en bedrijf. De verhouding cofinanciering school – bedrijf (max. 40-60% of omgekeerd) mag niet in gevaar komen. Een voorstel tot wijziging van het samenwerkingsverband moet na bespreking met de adviseur formeel ingediend worden. Hierop volgt een formele reactie.
6. Kan een andere partij dan een mkb-bedrijf en een vmbo-school of ROC bijdragen aan de co-financiering?
Dat is mogelijk, bijvoorbeeld een brancheorganisatie, opleidings- en ontwikkelingsfonds, een niet-mkb bedrijf, etc. Een KBB (Kenniscentrum) kan uitsluitend aan de cofinanciering bijdragen en de uren kapitaliseren als het additionele werkzaamheden betreft die direct betrekking hebben op het project en die verschillen van de wettelijke KBB-taken. De kerntaken van een KBB worden namelijk al gefinancierd door de overheid.
7. Wat moet ik doen bij het faillissement van een partner?
U bespreekt wijzigingen in het samenwerkingsverband altijd eerst met de projectadviseur van Agentschap NL. De adviseur weet wat de mogelijkheden binnen de regeling zijn. Verschillende suggesties vooraf zijn:
• Vervanging door een andere partner: herverdeling uren: Bestaat het samenwerkingsverband uit meerdere partners, dan is het mogelijk om uit het samenwerkingsverband een nieuwe aanvrager aan te wijzen. Dat zou een wijziging in uren en in de begroting betekenen. Indien de totale projectkosten worden overschreden, is de overschrijding voor eigen rekening. Let op dat de verhouding cofinanciering school – bedrijf (max. 40-60% of omgekeerd) niet in gevaar komt.
• Vervangen door een nieuwe partner: nieuwe samenwerkingsovereenkomst: Er kan een nieuw bedrijf opgenomen worden in het samenwerkingsverband. Deze nieuwe partner kan de overgebleven uren voor activiteiten overnemen, zodat de andere partners geen wijzigingen hoeven aan te brengen in hun projectinzet. De wijziging in uren/ begroting is dan minimaal (alleen naamwijziging). Wel moet er een nieuwe samenwerkingsovereenkomst door alle partners worden opgesteld.
• Penvoerderschap: financiële administratie: De aanvrager is tevens penvoerder, maar kan ook een andere partner uit het samenwerkingsverband machtigen om penvoerder te zijn. Dat zou bijvoorbeeld de school kunnen zijn (zodat een mogelijk faillissement van de nieuwe aanvrager geen invloed heeft op de uitgekeerde gelden voor het samenwerkingsverband in zijn totaliteit).
8. Is btw wel of niet subsidiabel?
Vaak worden er bij een project derden ingehuurd door een partner van het samenwerkingsverband, bijvoorbeeld de penvoerder. Of de kosten van btw wel of niet subsidiabel zijn hangt af van de ‘status’ van de partner.
• Is de samenwerkingspartner niet-btw plichtig dan zijn de kosten inclusief btw subsidiabel (dit omdat de partner de btw niet kan verrekenen).
• Is de samenwerkingspartner wel btw-plichtig dan zijn de kosten exclusief btw subsidiabel (de partner kan de btw verrekenen).
Wanneer u niet weet wat de 'status' is van uw organisatie, kunt u het beste navraag doen bij uw financiële afdeling.
9. Ben ik verplicht om het aanvraagformulier, het modelprojectplan en de modelbegroting te gebruiken?
Ja, dat is verplicht en ook forse wijzigingen moet u aanvragen met behulp van deze formulieren.
10. Moet ik een sluitende tijdregistratie hanteren?
Nee, de regeling eist dat het aantal uren "op eenvoudige en duidelijke wijze is af te leiden" (artikel 38 Kaderbesluit). Een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie is een vereiste. Zie ook vraag 5 en 6 bij financiële vragen. Voorbeelden van een urenadministratie en van een projectadministratie vindt u onder de pagina publicaties en formulieren.
11. Ik zit als MKB-bedrijf in een BiB-samenwerkingsverband met een school en verder alleen maar grote ondernemingen. Kan dat?
Ja, dat kan, maar het MKB-belang moet wel zichtbaar blijven in het BiB-project. Met een BiB-subsidie wordt juist geprobeerd de MKB-bedrijven te ondersteunen. Als bij beoordeling van een aanvraag blijkt dat de kosten van het project niet in verhouding zijn met de activiteiten en de te verwachten resultaten, met name voor de MKB-ondernemer, dan wordt deze aanvraag afgewezen.
