Praktijkvoorbeelden termijnen
Hier vindt u praktijkvoorbeelden van gemeenten die de dienstverlening gericht verbeteren op het gebied van voldoen aan aanvraagtermijnen (norm 1), hersteltermijnen (norm 2) en volledigheid van verzoeken en aanvragen (norm 3).
- Vooroverleg met de ondernemer
- Monitoring termijnen
- Servicenormen termijnen
- Accountmanagers aanstellen
- Invoering Lex Silencio Positivo
- Aanpassing APV
- Digitale activiteitgerichte productaanvraag
- Minder afhankelijkheid van derden bij aanvraagproces
- Communicatie met de ondernemer tijdens lopende aanvragen
- Proces- of zaakgericht werken
- Werkafspraken bij aanvragen
- Vereenvoudiging aanvraagformulieren
- Wet Dwangsom
- Informatievoorziening vergunningen
1. Vooroverleg met de ondernemer
Met beter vooroverleg worden ondernemers ondersteund bij het invullen van aanvraagformulieren en wordt de ondernemer voorzien van benodigde informatie. Op deze manier worden aanvragen en verzoeken volledig ingediend en ontstaat er minder vertraging voorafgaand het aanvraagproces. Het zal voornamelijk plaatsvinden bij complexe wetgeving, of nieuwe wetgeving zoals de WABO.
Gemeenten: Berkelland, Achtkarspelen, Oegstgeest, Uithoorn, De Wolden en Arnhem
2. Monitoring termijnen
Het beter sturen en monitoren op halen van aanvraag- en hersteltermijnen. Rotterdam gaat beter sturen op aanvraagtermijnen door de informatie te gebruiken, beschikbaar via ‘Mijn Loket’ voor ondernemers. Alphen aan den Rijn gebruikt gegevens om knelpunten in het aanvraagproces aan te pakken. Zoetermeer gaat hersteltermijnen beter registreren bij termijnoverschrijdingen. Eindhoven, De Wolden, Oegstgeest, Dordrecht en Gilze en Rijen gaan beter monitoren door introductie of uitbreiding van een management informatie systeem, waar proces van de aanvraag bijgehouden wordt.
Gemeenten: De Wolden, Oegstgeest, Rotterdam, Alphen aan den Rijn, Eindhoven, Dordrecht, Gilze en Rijen, Zoetermeer en Berkelland
3. Servicenormen termijnen
Het beter sturen en monitoren op het halen van aanvraag- en hersteltermijnen door het vaststellen van servicenormen. Achtkarspelen stelt servicenormen vast die ruim vóór de wettelijke termijn liggen.
Gemeenten: Gilze en Rijen, Oegstgeest, De Wolden, Grootegast en Achtkarspelen.
4. Accountmanagers aanstellen
De inzet van accountmanagers moet de behandeling van aanvragen en het contact met de ondernemer verbeteren. Eindhoven stelt casemanagers aan om de ondernemer ondersteunen bij het indienen van een aanvraag, zodat deze volledig en nauwkeurig worden ontvangen door de gemeente. De gemeente Venlo zet casemanagers in bij het Bedrijvenloket om de effectiviteit van het behandelen van aanvragen te verbeteren. Ondernemers hoeven niet langer hun verzoek bij meerdere afdelingen neer te leggen. De gemeente Grootegast zet WABO accountmanagers in.
Gemeenten: Eindhoven, De Wolden, Grootegast en Eindhoven
5. Invoering Lex Silencio Positivo
De invoering van Lex Silencio Positivo als sturingsmiddel om wettelijke aanvraagtermijnen beter te kunnen halen.
Gemeente: Eindhoven
6. Aanpassing APV
Met het aanpassen van de APV worden vergunningen afgeschaft of regels vereenvoudigd. De gemeente Uithoorn gaat met de eerstvolgende APV ronde de (gedeeltelijke) afschaffing van de exploitatievergunning heroverwegen. De gemeente Berkelland bekijkt continue of deregulering van APV vergunningen mogelijk is en het verruimen van de regelgeving, zodat het aanvragen van vergunningen in veel gevallen niet meer nodig is.
Gemeenten: Uithoorn en Berkelland
7. Digitale activiteitgerichte productaanvraag
Het ontwikkelen van een activiteitgerichte productaanvraag en op de website toepassen. Een dergelijke productaanvraag houdt in dat de ondernemer, met het invullen van de activiteit die hij of zij wil uitvoeren, via een aantal vragen uitkomt bij de producten die aangevraagd moeten worden.
Hierdoor is het voor de ondernemer snel en in één keer duidelijk welke vergunningen nodig om de gewenste activiteit uit te voeren.
Gemeente: Arnhem
8. Minder afhankelijkheid van derden bij aanvraagproces
Minder afhankelijkheid van derden bij aanvragen moet ervoor zorgen dat aanvragen sneller worden afgehandeld. De gemeente Venlo gaat werkprocessen herinrichten, zodat aanvragen minder afhankelijk worden van derden. Dit betekent bijvoorbeeld dat een aannemer niet meer betrokken wordt bij een uitritaanvraag. De gemeente Arnhem stelt standaardbeleid op ten aanzien van advisering van derden. De gemeente Zoetermeer gaat de overlegfrequentie met derden verbeteren.
Gemeenten: Venlo, Arnhem en Zoetermeer
9. Communicatie met de ondernemer tijdens lopende aanvragen
Door tijdige en duidelijke communicatie met de ondernemer tijdens lopende aanvragen, wordt de ondernemer goed op de hoogte gehouden van zijn of haar aanvraagproces. De ondernemer weet waar hij aan toe is, bijvoorbeeld wanneer sprake is van een termijnoverschrijding. Capelle aan den IJssel ondersteunt gemeenten bij het indienen van aanvragen via het bedrijvenloket.
De gemeenten Rotterdam, Arnhem, Oegstgeest, Dordrecht, De Wolden, Berkelland en Capelle aan den IJssel
10. Proces- of zaakgericht werken
Proces- of zaakgericht werken om tot een betere afhandeling van aanvragen te komen. Dit betekent onder andere dat wordt gemonitord op het halen van afhandel- en hersteltermijnen. Procesgericht werken houdt bijvoorbeeld in dat medewerkers correct, tijdig en duidelijk een telefonische vraag beantwoorden.
Gemeenten: Uithoorn en Berkelland
11. Werkafspraken bij aanvragen
Interne en externe werkafspraken maken om de samenwerking te verbeteren. De ondernemer wordt op deze manier beter bediend bij lopende aanvragen.
Gemeente: De Wolden
12. Vereenvoudiging aanvraagformulieren
Formulieren verbeteren op begrijpelijkheid, duidelijkheid en leesbaarheid, zodat de ondernemer beter in staat is een aanvraag te doen zonder tussenkomst van een medewerker.
Gemeente: Rotterdam
13. Wet Dwangsom
De invoering van de Wet Dwangsom is in principe verplicht voor elke gemeente. Deze gemeenten geven extra aandacht aan de wet om beter te kunnen voldoen aan aanvraagtermijnen.
Gemeenten: Capelle aan den IJssel, Alphen aan den Rijn en Eindhoven
14. Informatievoorziening vergunningen
Het verbeteren van de informatievoorziening van vergunningen via verschillende kanalen, zodat ondernemers beschikken over actuele en relevante informatie over benodigde vergunningen. Alphen aan den Rijn informeert ondernemers via de webpagina Alphen Zakelijk over belangrijke ondernemerszaken.
Gemeenten: Capelle aan den IJssel en Alphen aan den Rijn
