IE-management

Voorwaarde voor optimale exploitatie van intellectueel eigendom (IE) is dat bedrijven strategisch omgaan met octrooien. De directie is hiervoor verantwoordelijk en de juiste toedeling van taken, correcte procedures en een goede timing zijn cruciaal.

Een octrooi is niets anders dan een investering. En zoals de directie de aangewezen partij is om over investeringen in machines te beslissen, moet ze ook strategische beslissingen over IE nemen. Want de directie bepaalt of een octrooi past bij de koers van de onderneming voor de komende vijf tot tien jaar. En de directie weet of een verandering in de bedrijfsstrategie heroverweging van de octrooistrategie nodig maakt. De directie bepaalt bovendien hoe de onderneming het octrooi gaat exploiteren, welke rechten de onderneming verkoopt en welke ze in stand houdt. Deze afweging wordt per land gemaakt. Als marktonderzoek laat zien dat de commerciële perspectieven in bijvoorbeeld Frankrijk minder gunstig zijn, dan kan het verstandig zijn het octrooi voor Frankrijk te laten vervallen.

Taakverdeling

De directie is ook verantwoordelijk voor de organisatorische inbedding van het beleid rond intellectueel eigendom. Verschillende partijen hebben hierbij hun eigen taak.
 
Productontwikkeling
De mensen die nieuwe producten en diensten ontwikkelen - meestal de ontwikkelafdeling - zouden de directie moeten informeren over de juiste timing voor het aanvragen van een octrooi. De ontwikkelafdeling kan in de octrooidatabanken precies zien met welke ontwikkelingen concurrenten bezig zijn. Ook nieuwe spelers in de markt en nieuwe ontwikkelingen binnen het vakgebied zijn zo te traceren. Naast vakbeurzen, internet en natuurlijk andere bedrijven op de markt, bieden octrooien een heel belangrijke bron van kennis, voor wie innovatief bezig is. Alleen door constant de eigen octrooien en die van anderen in de gaten te houden kan optimale benutting van de octrooien plaatsvinden. Het is belangrijk jaarlijks te evalueren waar de onderneming octrooien heeft en of die nog rendabel zijn. De directie beslist vervolgens over het handhaven van deze octrooien.
 
Juristen
Bedrijfsjuristen hebben een taak bij het beschermen van octrooien. Maar óf een jurist optreedt tegen bijvoorbeeld inbreuk moet geen beslissing van juristen zijn, maar van het management. Ook hier gaat het om het afwegen van kosten en baten. Vaak is het voor beide partijen beter om er onderling uit te komen, dan om een conflict bij de rechtbank uit te vechten.
 
Sales en marketing
De sales- en marketingafdelingen kennen de kansen en bedreigingen in de markt en de producten van de concurrenten. Als ze goed op de hoogte zijn van het intellectueel eigendom van de eigen onderneming, kunnen zij in de gaten houden of anderen inbreuk maken. Bovendien kunnen zij het management informeren over het belang van een merk of van octrooien voor het imago van de organisatie.
 
Personeelsbeleid
Tenslotte moet het management een innovatief klimaat scheppen, mensen met waardevolle kennis aan de onderneming binden en manieren vinden om medewerkers te stimuleren hun ideeën of vindingen bij de onderneming aan te melden. Daarnaast moet in de arbeidscontracten vastgelegd zijn aan wie de rechten op vindingen toekomen. In arbeidscontracten horen ook bepalingen thuis over de plicht tot geheimhouding, een plicht die zich ook uitstrekt tot stagiairs en gedetacheerden.  
 
Het verdient aanbeveling om in protocollen vast te leggen hoe een onderneming op verschillende niveaus omgaat met intellectueel eigendom.Hoe komt een onderneming van een idee tot een succesvolle exploitatie? Dat gaat in vier fasen: de ideevorming, het vormgeven van de uitvinding, het registreren van bescherming en het exploiteren van de uitvinding. Het is verstandig om voor elk ontwikkeltraject een projectteam samen te stellen dat, binnen de richtlijnen van het management, de relevante zaken rondom intellectueel eigendom bewaakt en/of uitvoert. Zo'n team bestaat bijvoorbeeld uit een ontwikkelaar, een deskundige op het gebied van intellectueel eigendom en iemand met ervaring in marketing/sales.
 
Het projectteam heeft daarbij verschillende taken:

• Onderzoek doen naar wat anderen hebben bedacht, bijvoorbeeld via octrooidatabanken. Dit voorkomt niet alleen inbreuk, maar ook dat het wiel opnieuw wordt uitgevonden.
• Onderzoek doen naar alle beschermingsmogelijkheden, zoals octrooien, merken, modellen, auteursrecht, geheimhouding en domeinnamen.
• De resultaten van marktonderzoek afzetten tegen de beschermingskosten.
• Op tijd en juist de verschillende rechten aanvragen en bijbehorende termijnen bewaken.
• Gegevens aanleveren die het management nodig heeft om de optimale exploitatiestrategie te kiezen.
• Tijdig informatie aanleveren over buitenlandse markten om de keuze voor bepaalde landen te kunnen maken.