Worden de regels van het Zevende Kaderprogramma echt eenvoudiger?
Deelnemers aan een KP7 project ontvangen meestal aanzienlijke bedragen uit Brussel voor het doen van onderzoek en ontwikkeling. Omdat het hier om Europees belastinggeld gaat, is het begrijpelijk dat de Europese Commissie naast de noodzakelijke wetenschappelijke rapportage, ook een goede administratie van de gemaakte kosten wil zien.
Administratieve druk
De regels voor het onderbouwen van kosten zijn in het Kaderprogramma echter zo specifiek en gedetailleerd geworden, dat het bijna onmogelijk is om deze kosten bij te houden zonder daarbij (in de ogen van Brussel) fouten te maken. En als een accountant namens de Europese Commissie de administratie van een KP7 deelnemer controleert, dan worden eventuele fouten gecorrigeerd. In veel gevallen leidt dit tot terugbetaling aan Brussel van een deel van de ontvangen financiering.
Deze administratieve druk leidt tot toenemende ergernis bij de deelnemers aan KP7, met als gevolg dat sinds het najaar van 2009 een discussie gaande is over noodzakelijke vereenvoudiging op het gebied van de administratieve regels. Dit heeft in april 2010 geleid tot een niet-wetgevend voorstel (‘communicatie’) van de Europese Commissie, waarin men opties weergeeft van mogelijkheden om te vereenvoudigen. Na ruim een jaar van discussie over deze opties tussen Europese Commissie, lidstaten en KP7 deelnemers (waaraan Agentschap NL actief deelnam), krijgen wij steeds meer een indruk van wat we in de toekomst kunnen verwachten.
Wat kunnen we verwachten
Begin 2011 heeft de Europese Commissie de loonkostenvergoeding voor éénmansbedrijven zonder personeel vereenvoudigd en zijn de regels voor deelnemers die gebruik maken van ‘gemiddelde personeelskosten’ licht versoepeld.
Voor het overige worden tijdens de looptijd van KP7 geen aanzienlijke verbeteringen verwacht.
Wat kunnen KP7 deelnemers dan verwachten in Horizon 2020, het nieuwe Kaderprogramma dat in 2014 van start gaat?
Werkelijke kosten
Allereerst zal het gangbare systeem, het vergoeden van declaraties van ‘werkelijk gemaakte kosten’, de basis blijven. Dit was ook de wens van een groot deel van de KP7 deelnemers. Zij willen daarbij echter wel dat de Europese Commissie de eigen boekhoudmethodes van de deelnemers accepteert. Want met de huidige, zeer gedetailleerde regels uit Brussel over wat ‘werkelijk gemaakte kosten’ zijn, moeten bijna alle deelnemers voor hun KP7 projecten een aparte administratie bijhouden, wat onacceptabel is. De Europese Commissie lijkt dit te erkennen en heeft toegezegd meer rekening te zullen houden met de eigen boekhoudmethodes. Het is echter nog onduidelijk hoever ze bereid zijn om hierin te gaan. Wij waarschuwen hier dan ook voor te hoge verwachtingen.
Result-based
Over de optie om met één lump-sum bedrag een geheel project te subsidiëren, op basis van het resultaat dat dit project oplevert (result-based funding), was veel discussie. Het lijkt het erop dat deze optie op beperkte schaal in pilots zal worden toegepast.
Meer lump sums of flat rates
Verder heeft de Europese Commissie aangegeven dat zij overwegen om vaker gebruik te zullen maken van ‘lump sums’ en/of ‘flat rates’ bij de kostencategorieën die niet onder de personeelskosten vallen. Een vaste vergoeding op onderdelen dus, waarbij niet alle details van de kosten hoeven te worden aangetoond. Voor de vergoeding van personeelskosten zullen de ‘werkelijk gemaakte kosten’ wel de basis blijven, mogelijk in vereenvoudigde vorm. De verplichting tot het bijhouden van een urenregistratie zal niet worden afgeschaft.
Rente op EU geld
De afschaffing van de verplichting voor deelnemers tot het aanhouden van een rentedragende bankrekening waarop het EU geld wordt ontvangen en de verplichting om deze rente aan de EU af te dragen, lijkt een goede kans te maken. Dit hangt uiteindelijk af van de beoordeling door het Europees Parlement, waar dit momenteel wordt behandeld.
Regels voor Deelname
Najaar 2011 wordt het eerste voorstel van de Europese Commissie van de Regels voor Deelname voor Horizon 2020 verwacht. Zodra bekend is tot welke
concrete vereenvoudigingen de Europese Commissie werkelijk bereid is, dan zullen wij in deze nieuwsbrief hier aandacht aan besteden.
Meer informatie
Vragen over juridische en financiële voorwaarden die gelden bij deelname aan KP7 projecten kunt u stellen aan:
Kim Kruisinga
kp7.legal@agentschapnl.nl
(088) 602 52 74
Michael Schijns
kp7.legal@agentschapnl.nl
(088) 602 52 26
Locatie
