Bent u voorbereid op een audit van uw KP7 project?
“Het Kaderprogramma wordt betaald van gemeenschapsgeld. Belangrijk dus dat deelnemers dit netjes besteden”, aldus Frank Verleg, algemeen directeur van Blömer. “Uiteraard controleert hun huisaccountant de financiën al. Maar om zeker te zijn dat deelnemers de regels volgen, laat de Europese Commissie audits uitvoeren. Deze regels zijn namelijk best lastig te interpreteren, zelfs voor een huisaccountant. Vooral als die weinig ervaring heeft met het Kaderprogramma.”
Op de hoogte
Als deelnemer kun je een aantal dingen doen ter voorbereiding. “Weet waaraan je begint vóórdat je deelneemt aan het Kaderprogramma”, aldus Verleg. “Hang de vlag niet al uit wanneer de beschikking binnen is, maar wees goed op de hoogte van de regels. Je kunt een bureau inschakelen als het onze, dat weet hoe je deze moet interpreteren. Projectbeheersing begint voor ons in de acquisitiefase. Bouw al je projectdossiers vervolgens helder op en vermijd systematische fouten. Dan ben je voorbereid mocht je aan een audit onderworpen worden. Is het zover, wees dan transparant en werk goed mee.”
Reputatieschade voorkomen
Verleg geeft aan dat een audit ingrijpende gevolgen kan hebben. “Als gedeclareerde kosten na een audit niet worden geaccepteerd, moet je deze terugbetalen en kun je een forse boete krijgen. Je kunt bovendien reputatieschade oplopen, die toekomstige deelname belemmert. Ongunstig, als je beseft dat het budget van de Europese Commissie voor research en development significant toeneemt. Met 54 miljard voor het Zevende Kaderprogramma en maar liefst honderd miljard voor het Achtste, dat Horizon 2020 gaat heten.”
Minder bureaucratie
Verleg geeft aan dat de Europese Commissie nog best iets kan verbeteren aan de regels. “Ze worden al vereenvoudigd, zodat het voor bijvoorbeeld kleine mkb’ers makkelijker wordt om mee te doen. Maar ze zouden nog beter kunnen aansluiten op de eigen systemen van deelnemers en nationale regelgeving. Meer maatwerk dus, acceptatie van bestaande systemen en minder bureaucratie. Daarnaast moet er meer uitleg komen over de interpretatie van de regels. Dat zou deelname een stuk aantrekkelijker maken.”
Lees meer over vereenvoudiging van het Kaderprogramma
